Como registrar la asistencia de tus profesionales (poncheo)

Asistencia guarda cada entrada, salida a almuerzo, regreso y salida de tus profesionales, con la hora del servidor, para que veas horas trabajadas, tardanzas, almuerzos largos y olvidos sin llevarlo en papel.

1. 1Asistencia viene incluida en el plan Negocios. En los demas planes es un complemento que AgendateRD le activa a cada negocio: si no la ves en tu panel, pidela por soporte y te la activamos.
2. 2En la web abre Asistencia en la barra lateral; en la app entra a Finanzas y toca la tarjeta Asistencia.
3. 3La primera vez te sale una guia: donde ponchan (en su telefono estando en el local, en una tablet del local o de las dos formas), donde queda tu local y que tan cerca deben estar, la tablet, las reglas del dia (almuerzo y minutos de gracia al llegar) y el PIN de cada quien. Al final toca Encender el poncheo.
4. 4Para la tablet: en Ajustes (la tuerca), Tablet del local, toca Agregar una tablet, ponle un nombre (por ejemplo Tablet recepcion) y en la tablet abre agendaterd.com/ponchar y escribe el codigo.
5. 5En la tablet cada profesional toca su foto, pone su PIN y ve sus pasos del dia: Entrada, Almuerzo, Regreso y Salida. El boton grande es lo que le toca.
6. 6Desde su telefono, en agendaterd.com/staff o en la app, cada quien ve Mi jornada con los mismos pasos y un boton grande con lo siguiente.
7. 7Cada quien marca entrada solo dentro de su horario de ese dia, desde 15 minutos antes de su hora. Si llega antes, o ese dia no trabaja, se le dice por que y a que hora abre su entrada.
8. 8En Asistencia ves una tarjeta por profesional: como esta hoy (anillo verde, trabajando; ambar, en almuerzo), las horas que cuentan en el periodo y si tiene algo por revisar.
9. 9Toca Por revisar para ver lo que necesita tu decision: quien se quedo despues de su horario, quien no marco la salida o el regreso del almuerzo, quien intento ponchar y el GPS no lo dejo, y quien tuvo citas y no poncho. Cada fila trae su boton y, despues, un aviso con Deshacer.
10. 10Toca una tarjeta para ver los dias de esa persona: cada dia es una barra con su horario de fondo, lo trabajado encima, el almuerzo como un hueco y lo de despues de hora en rayas ambar mientras esta por decidir.

Cada marca queda guardada con su hora, cada tarjeta te dice cuantas horas cuentan en el periodo y Por revisar te junta lo que falta decidir.

• Buscar Asistencia sin el plan Negocios y sin haberla pedido: en Studio sale con candado y en Pro o Basico no aparece, hasta que AgendateRD te la activa.
• Esperar que el poncheo descuente del sueldo: por ahora es solo control de asistencia, Nomina no cambia.
• Borrar el codigo de activacion antes de usarlo: vence en 15 minutos; si pasa, genera otro.
• Dejar a alguien sin PIN: en la tablet sale en gris hasta que tenga uno.
• Esperar que alguien ponche en un dia que no trabaja o fuera de su horario: la entrada no pasa. Agregale antes un Horario extra (toca su tarjeta y luego Horario extra).
• Bloquear las primeras o las ultimas horas del dia solo para no recibir citas: un bloqueo de horas pegado al inicio o al final del dia tambien recorta el horario en que tu equipo puede marcar entrada.
• Fijar la Ubicacion del local desde tu casa: ese punto es el centro del circulo. Si queda mal puesto, nadie podra ponchar desde su telefono. Hazlo en el negocio o mueve el mapa hasta que el pin quede sobre la puerta y toca Fijar ubicacion aqui.
• Elegir 25 o 50 metros sin mirarlo: bajo techo, en una plaza o en un segundo piso el telefono suele ubicar con 20 a 50 metros de error. En Ajustes, Que tan cerca deben estar te ensena a que distancia midieron las ultimas marcas de tu equipo y te avisa si vas justo.
• Leer Ubicacion sin confirmar como si fuera Lejos del local: sin confirmar quiere decir que la senal no alcanzo, no que la persona estuviera fuera.
• Creer que la ubicacion es una prueba: la reporta el telefono y hay quien sabe falsearla. Sirve para disuadir; si necesitas certeza, usa la tablet del local.

• Si alguien olvido ponchar la salida, en Por revisar toca Poner salida a las (la hora de fin de su horario) u Otra hora. Toda correccion lleva un motivo y queda en el historial; si te equivocas, toca Deshacer en el aviso.
• Si alguien tuvo citas y no poncho, Agregar sus horas te llena la entrada y la salida con su horario de ese dia (o con sus citas) y lo guarda de una vez.
• Si varias personas se quedaron despues de su horario, Contar los dias como extra los aprueba todos juntos.
• Si algo de Por revisar esta bien asi, cada fila trae su boton para dejarlo: No contar (lo de despues de horario; si despues crece, vuelve a salir), Dejar sin salida, Dejar asi, No hace falta y No trabajo asi. Con Deshacer en el aviso. Asi la lista puede quedar en cero.
• Recordarles ponchar (en Ajustes, apagado de fabrica): si lo enciendes, a cada profesional con cuenta en agendaterd.com/staff le llega un aviso al telefono cuando una cita suya ya empezo y no marco la entrada, cuando una cita empezo y sigue en almuerzo, o 15 minutos despues del fin de su horario o de su ultima cita si no ha marcado la salida. Tambien le avisa cuando le pones horario extra. Llega a mas tardar 15 minutos despues.
• Resumen de asistencia: a las 8:15 de la manana te llega un aviso con lo que hay por revisar, solo si hay algo nuevo, y al tocarlo abre Por revisar. Se apaga en Configuracion, Recordatorios.
• En los dias de una persona, el lapiz de cada marca te deja Cambiar hora o Quitar (queda en el historial). Lo quitado se ve en Ver cambios.
• Para imprimir toca el boton de la impresora, arriba. Elige Diario, Semanal, Quincenal o Mensual, cual con las flechas, y si es de todo el equipo o de un profesional. Sale un resumen con los totales de cada uno y, debajo, cada dia con su entrada, salida, almuerzo, horas y observaciones. En la computadora se abre el dialogo de imprimir (ahi puedes Guardar como PDF); en la app se abre como PDF.
• Horario extra: toca la tarjeta del profesional y luego Horario extra. Eliges el dia y desde y hasta que hora. En ese tramo puede marcar entrada aunque no sea su horario, y lo que trabaje ahi cuenta como horas. Sirve para hoy, para un dia que viene o para uno que ya paso.
• Un tramo que termina despues de medianoche (de 11 de la noche a 1 de la manana) vale para quien ya esta trabajando. Quien vaya a entrar pasada la medianoche necesita un tramo en el dia nuevo.
• La salida y el regreso de almuerzo no dependen del horario: se marcan tambien fuera de el. Lo trabajado fuera de horario no suma horas, pero siempre se ve en la barra del dia; si pasa de tus minutos de gracia sale ademas en Por revisar con Contar como extra.
• Cada profesional tiene una sola salida a almuerzo por dia. Si la marco por error, quita esas marcas en sus dias y la recupera.
• Si tu negocio no da almuerzo, pon el Almuerzo en 0 en Ajustes: el paso y el boton de almuerzo dejan de salir al ponchar.
• Para un medio dia puntual (por ejemplo, el viernes sale a la 1), pon un bloqueo de horas para ese profesional desde la 1 hasta el cierre: ese dia su horario de ponche termina a la 1.
• Desde su telefono tiene tres opciones: No (solo la tablet del local), Solo estando en el local (el telefono tiene que estar a menos de la distancia que elijas, de 25 a 500 metros; 150 de fabrica) y Desde cualquier lugar (se registra siempre y veras a que distancia estaba).
• El GPS de un telefono no mide al metro: con cada distancia se acepta un poco mas. Con 25 metros, hasta unos 50; con 50, hasta unos 100. La hoja de la distancia te lo dice.
• Si un profesional no puede ponchar desde su telefono, el mensaje le dice por que: esta lejos, su ubicacion no se pudo confirmar, tiene el permiso negado, le falta actualizar la app, o la app todavia no lo permite (mientras la version nueva no este en su tienda se poncha desde el navegador del telefono, en agendaterd.com/staff). Siempre puede ponchar en la tablet del local, y tu puedes agregar la marca a mano.
• En Solo estando en el local, el intento que no pasa queda anotado 62 dias. El mismo dia sale en la tarjeta de esa persona; desde el dia siguiente, si la marca nunca llego, sale en Por revisar con Registrar a la hora del intento. Registrala solo si te consta que estaba.
• No se guardan las coordenadas del profesional: solo a que distancia del local estaba y si quedo dentro del circulo.
• Si pierdes la tablet, revocala en Ajustes, Tablet del local: deja de poder ponchar al instante.
• Si eliminas definitivamente a un profesional, su asistencia no se borra: su tarjeta sigue saliendo, con Ya no esta en el equipo, mientras tenga marcas en lo cargado.